Кейс · Ускорение сбора КАЦ на 20% для компании со сжатыми сроками и специфической номенклатурой
«Как «СметаПлан» сократить время на сбор КП на 20% за 3 месяца, при работе со специфическим оборудованием»
Внедрение «СметаПлан» в инжиниринговой компании для ускорения конъюнктурного анализа цен в условиях критически сжатых сроков и сложной номенклатуры.
О компании
Концерн «КРОСТ» — крупнейший промышленно-строительный холдинг с собственным технопарком и инновационными лабораториями, проектно-технологическим институтом и ландшафтным трестом. Девелопер премиальной недвижимости в Москве
Задача
Обеспечить максимальную скорость получения коммерческих предложений для КАЦ без потери качества, несмотря на очень сжатые сроки подготовки документации.
Срок внедрения
Активное использование системы в течение 3 месяцев.
Результат
Сокращение времени на рутинные операции на 20% за первые несколько месяцев.
С чем столкнулись до внедрения
Как было до «СметаПлан»
Необходимость вручную делать скриншоты и проставлять доставку и прочие параметры в таблицах, что отнимает драгоценное время.
Сложности с подбором цен на узкоспециализированное оборудование, которое редко встречается в стандартных базах данных.
Дедлайны по подготовке КАЦ крайне сжатые. Любая задержка в получении данных от поставщиков ставит под угрозу сдачу всего пакета документов.
Специфика работы отдела иногда требует решения задач поздним вечером, когда стандартная техподдержка уже не работает, а «колесико загрузки» требует внимания.
Внедрение
«Как «Смета План» встроился в работу со сложной номенклатурой»
Внедрение «СметаПлан» началось с того, что компания сразу включила систему на 100% доступного функционала — без поэтапного «раскатывания» и длительных пилотов. Такой подход позволил быстро оценить реальные возможности продукта в рабочих условиях и сразу выявить точки роста.
Отдельно была выстроена коммуникация с командой поддержки. Поскольку сметный отдел Концерна КРОСТ нередко сталкивается с задачами в вечернее время, договорились о предварительном уведомлении техподдержки в случае плановых затяжных работ. Это гарантирует оперативную помощь специалистов «Смета План» именно тогда, когда она действительно нужна.
Параллельно было принято решение обсудить внедрение функции «Эталоны» для позиций, которые запрашиваются чаще всего. Это позволит системе автоматически формировать нужные скриншоты и данные по типовым материалам, полностью убрав ручной труд на повторяющихся задачах.
Этапы внедрения
- Быстрый старт и обучение (День 1). Провели интерактивное обучение в формате ВКС для всех отделов и передали видеозапись с гайдами. Благодаря интуитивному интерфейсу сотрудники сделали первые шаги в системе и начали формировать запросы уже в первый день.
- Адаптация и отработка сценариев (Месяц 1). Команда поддержки «Смета План» совместно со сметчиками отработала реальные позиции КАЦ. За это время специалисты освоили все доступные варианты сбора документов: от автоматического запроса скриншотов и КП до самостоятельного поиска поставщиков и массовой рассылки с авто-внесением ответов.
- Оптимизация и работа со спецификой (Месяц 2–3). Настроили обработку специфического энергетического оборудования без ограничений по номенклатуре. Выявили и взяли в проработку рабочие нюансы (например, отображение НДС), чтобы исключить ручной пересчет в будущем.
- Масштабирование (План). На базе успешного опыта принято решение внедрить функцию «Эталоны» для часто запрашиваемых позиций, чтобы убрать ручной труд полностью, и увеличить долю использования системы до 25% на новых объектах к концу года.
Результаты за первые 3 месяца
Что изменилось после внедрения
1 день до первых реальных задач и 1 месяц на полную адаптацию команды ко всем сценариям работы (от автозапросов до массовой рассылки) без отрыва от текущих проектов.
Ускорение процесса сбора и обработки КП на 20% за счет отказа от ручного обзвона и переноса данных. При внедрении функции «Эталоны» этот показатель будет расти.
0 ограничений по номенклатуре: система успешно справляется со специфическим оборудованием (телемеханика, пожарная безопасность), для которого ранее не было единого справочника.
Система доказала эффективность. Запланировано увеличение доли использования «СметаПлан» в общих объемах КАЦ на новых объектах к концу года.
Инструменты
Какие функции «СметаПлан» решили
задачи клиента
Быстрый поиск без запроса производителю
Возможность оперативно собрать скриншоты и выгрузить их в необходимом формате.
Функция «Эталоны» (Внедрение обсуждается)
Инструмент для часто запрашиваемых позиций. Позволяет автоматически формировать скриншоты и данные, исключая ручной труд и человеческий фактор.
Гибкость работы с номенклатурой
Автоматическая выгрузка собранного конъюнктурного анализа непосредственно в сметный программный комплекс, минуя этап ручного переноса данных из Excel.
Ваши сроки по КАЦ горят, а поставщики молчат?
Оставьте заявку — покажем, как «СметаПлан» ускоряет сбор коммерческих предложений даже для сложной и специфической номенклатуры.
Записаться на бесплатную персональную демонстрацию.